ออกแบบ Company Profile แบบเอกสารให้ช่วยทีมขายได้จริง ควรเริ่มจากคำถามว่าลูกค้าต้องรู้อะไรก่อนตัดสินใจคุยต่อ เอกสารจึงไม่จำเป็นต้องรวบรวมทุกอย่างเกี่ยวกับบริษัท แต่ควรเลือกข้อมูลที่อธิบายบริการ ความเหมาะสม และวิธีเริ่มต้นทำงานร่วมกันได้ชัดเจน
กำหนดคนอ่านและช่วงที่ใช้เอกสาร
เอกสารที่ส่งแนะนำตัวครั้งแรกอาจต้องกระชับ ส่วนเอกสารประกอบการประชุมอาจต้องอธิบายกระบวนการและขอบเขตบริการมากขึ้น แจ้งทีมออกแบบว่าจะใช้ส่งทางออนไลน์ พิมพ์แจก หรือทั้งสองแบบ เพื่อวางโครงและการส่งมอบให้เหมาะสม
หากมีผู้ชมหลายกลุ่ม ลองแยกส่วนกลางที่ใช้ร่วมกันออกจากหน้าบริการเฉพาะกลุ่ม แทนการใส่ทุกบริการด้วยน้ำหนักเท่ากันจนลูกค้าหาข้อมูลของตนเองไม่เจอ
จัดโครงเรื่องจากคำถามของลูกค้า
โครงเบื้องต้นอาจเริ่มจากบริษัทช่วยแก้ปัญหาอะไร บริการที่เกี่ยวข้อง วิธีทำงาน หลักฐานที่ตรวจสอบได้ และช่องทางติดต่อ ลำดับจริงควรปรับตามธุรกิจ ไม่จำเป็นต้องใช้จำนวนหน้าตายตัว
เลือกผลงานที่ได้รับอนุญาตให้เผยแพร่และมีข้อมูลยืนยัน หากยังไม่มีกรณีศึกษาที่พร้อมใช้ สามารถอธิบายขั้นตอนทำงานหรือขอบเขตบริการอย่างตรงไปตรงมา ไม่ควรเติมชื่อหรือผลลัพธ์ของลูกค้าขึ้นมาเพื่อให้เอกสารดูครบ
ส่งต้นฉบับที่ตรวจข้อมูลแล้ว
- ชื่อบริษัท คำอธิบายธุรกิจ และข้อมูลติดต่อปัจจุบัน
- รายการบริการพร้อมรายละเอียดที่จำเป็นต่อคนอ่าน
- โลโก้ สี ฟอนต์ และแนวทางแบรนด์ที่มี
- ภาพทีม สถานที่ หรือผลงานพร้อมคำอธิบาย
- ผู้รับผิดชอบตรวจข้อมูลและผู้อนุมัติฉบับสุดท้าย
แยกข้อมูลที่พร้อมใช้กับข้อมูลที่รอยืนยัน และระบุแหล่งต้นฉบับให้ทีมทราบ การแก้ข้อความจำนวนมากหลังจัดหน้าจะกระทบการไหลของเนื้อหาและลำดับหน้าได้
ตรวจการอ่านก่อนตัดสินจากความสวย
ลองให้คนที่ไม่รู้จักบริษัทอ่าน แล้วถามว่าเข้าใจบริการและรู้ว่าจะติดต่อเรื่องอะไรหรือไม่ ตรวจหัวข้อ ภาพ และข้อความว่าช่วยกันอธิบายหรือเพียงตกแต่ง หากย่อหน้าหนาแน่น ควรตัดให้กระชับหรือแบ่งประเด็นใหม่
ตรวจไฟล์ในบริบทที่จะใช้จริง เช่น อ่านบนหน้าจอหรือพิมพ์ตัวอย่าง เพื่อดูขนาดตัวอักษร ความชัดของภาพ และข้อมูลติดต่อ ถ้ามีหลายภาษาให้ตรวจการตัดบรรทัดแยกแต่ละเวอร์ชัน
ตกลงไฟล์และวิธีอัปเดตในอนาคต
ระบุว่าต้องการไฟล์สำหรับส่งออนไลน์ ไฟล์สำหรับโรงพิมพ์ หรือไฟล์ต้นฉบับที่แก้ไขได้ และให้ผู้ผลิตยืนยันสิ่งที่รวมในขอบเขต หากต้องอัปเดตผลงานเป็นประจำ ควรวางส่วนที่เปลี่ยนบ่อยให้ทีมปรับได้สะดวก
ดู บริการออกแบบกราฟิกของ Jetpack Creation พร้อมส่งกลุ่มลูกค้า เนื้อหาที่มี และช่องทางใช้งาน เพื่อเริ่มคุยรูปแบบ Company Profile ที่เหมาะสม และอ่าน ไฟล์งานกราฟิกที่ควรตกลงก่อนส่งมอบ เพื่อกำหนดรายการให้ครบ
